Top Office

office@topoffice.ro

0786273754

info@stylemixthemes.com

0786 273 754

Solutie stocare documente

Ce poate face un DMS?

Un DMS (Document Management System) este un spatiu privat al firmei tale care transforma haosul folderelor intr-o arhiva inteligenta, unde gasesti orice document instant si automatizezi tot ce inseamna aprobari sau semnaturi.

DMS-ul nostru preia controlul asupra intregului ciclu de viata al documentelor tale, oferindu-ti o organizare inteligenta pentru regasire instantanee, fluxuri de aprobare care elimina birocratia si criptare, astfel incat echipa ta sa colaboreze in siguranta de oriunde, avand certitudinea ca lucreaza mereu pe ultima versiune a documentului.

Colaborare Eficienta

Echipa ta poate lucra simultan pe aceleasi documente, cu notificari in timp real si istoric complet al versiunilor, eliminand confuzia si duplicarea muncii.

Fluxuri rapide

Scurteaza drumul documentelor prin companie cu reguli de aprobare automate; facturile sau contractele ajung instant la persoana potrivita pentru semnatura.

Accesibilitate și control

Ai biroul in buzunar, accesezi toata arhiva firmei de oriunde, de pe orice dispozitiv, avand control total asupra cine poate vedea, edita sau descarca fisierele.

Integrari

Soft-ul se poate conecta fluid cu aplicatiile pe care le folosesti deja si creste odata cu afacerea ta, oferind o structura digitala solida indiferent de volumul de date.

Documente securizate

Stocheaza orice tip de fisier intr-un mediu complet criptat, cu reguli stricte de acces si conformitate totala cu standardele internationale de siguranta.

Puncte forte:

Securitate avansata:
Criptare 256-bit si conexiuni securizate SSL/TLS pentru protejarea datelor sensibile.

Protectie impotriva pierderilor:
Sistem de backup accesibil doar administratorilor pentru recuperarea datelor.

Conformitate legala:
Suport complet pentru standardele GDPR.

Integrare facila:
Suport SSO (Google, Okta, Entra ID) si politici personalizate pentru parole.

Acces pe baza de rol

Distribuie fisiere si foldere in siguranta, definind exact ce poate vedea, crea, edita sau sterge fiecare utilizator, grup sau partener extern.

Niveluri de acces personalizate:

Doar vizualizare: Documentul poate fi consultat, dar nu poate fi descarcat sau modificat.

Incarcare (upload):
Permite partenerilor sa trimita documente intr-un folder specific, fara a vedea continutul existent.

Vizualizare si descarcare:
Ofera acces complet pentru consultare si salvarea fisierului local.

Editor:
Drepturi depline pentru modificare si gestionarea versiunilor documentului.

Acces granular (custom):
Configurezi permisiuni specifice in functie de nevoile unice ale fiecarui departament sau proiect.

Cautare inteligenta si filtrare

Gaseste orice document instantaneu folosind cautarea integrala in text, filtre personalizate si legaturi logice intre fisierele conexe.

Functii cheie:

Filtrare si sortare: Organizezi arhiva folosind etichete personalizate (data, tip document, proiect) pentru o regasire rapida.

Conectare fisiere si foldere: Poti crea legaturi intre documente inrudite (ex: contract, factura si proces verbal) pentru a avea tot contextul intr-un singur loc.

Istoric de versiuni nelimitat: Ai acces la orice varianta anterioara a unui document, putand reveni oricand la o forma veche fara sa pierzi date.

Metadate personalizate: Configurezi campuri de date specifice afacerii tale pentru a indexa informatiile exact asa cum ai nevoie.

Workflow eficient

Simplifica procesele interne cu ajutorul unui sistem vizual de workflow, rute de aprobare si mementouri automate, mentinand gestiunea documentelor eficienta si conforma.

Puncte forte:

Fluxuri de aprobare: Trasee clar definite pentru documente, astfel incat facturile sau contractele sa ajunga automat la persoana potrivita pentru avizare.

Semnatura electronica: Integrare pentru fluxuri de semnare digitala, eliminand necesitatea imprimarii si scanarii fizice a documentelor.

Confirmari de luare la cunostinta: Monitorizezi automat cine a accesat si a citit documentele importante sau procedurile interne.

Numerotare si arhivare automata: Sistemul aloca automat numere de inregistrare si gestioneaza politicile de retentie a datelor conform legii.

Mementouri si notificari: Alerte automate pentru termene limita, expirari de contracte sau sarcini ramase nefinalizate.

Import direct prin email: Salvezi documentele in sistem direct din casuta postala, fara pasi intermediari de descarcare si reincarcare manuala.

Documente securizate

Stocheaza orice tip de fisier intr-un mediu complet criptat, cu reguli stricte de acces si conformitate totala cu standardele internationale de siguranta.

Puncte forte:

Securitate avansata: Criptare 256-bit si conexiuni securizate SSL/TLS pentru protejarea datelor sensibile.

Protectie impotriva pierderilor: Sistem de backup accesibil doar administratorilor pentru recuperarea datelor.

Conformitate legala: Suport complet pentru standardele GDPR.

Integrare facila: Suport SSO (Google, Okta, Entra ID) si politici personalizate pentru parole.

Acces pe baza de rol

Distribuie fisiere si foldere in siguranta, definind exact ce poate vedea, crea, edita sau sterge fiecare utilizator, grup sau partener extern.

Niveluri de acces personalizate:

Doar vizualizare: Documentul poate fi consultat, dar nu poate fi descarcat sau modificat.

Incarcare (upload): Permite partenerilor sa trimita documente intr-un folder specific, fara a vedea continutul existent.

Vizualizare si descarcare: Ofera acces complet pentru consultare si salvarea fisierului local.

Editor: Drepturi depline pentru modificare si gestionarea versiunilor documentului.

Acces granular (custom): Configurezi permisiuni specifice in functie de nevoile unice ale fiecarui departament sau proiect.

Cautare inteligenta si filtrare

Gaseste orice document instantaneu folosind cautarea integrala in text, filtre personalizate si legaturi logice intre fisierele conexe.

Functii cheie:

Filtrare si sortare: Organizezi arhiva folosind etichete personalizate (data, tip document, proiect) pentru o regasire rapida.

Conectare fisiere si foldere: Poti crea legaturi intre documente inrudite (ex: contract, factura si proces verbal) pentru a avea tot contextul intr-un singur loc.

Istoric de versiuni nelimitat: Ai acces la orice varianta anterioara a unui document, putand reveni oricand la o forma veche fara sa pierzi date.

Metadate personalizate: Configurezi campuri de date specifice afacerii tale pentru a indexa informatiile exact asa cum ai nevoie.

Workflow eficient

Simplifica procesele interne cu ajutorul unui sistem vizual de workflow, rute de aprobare si mementouri automate, mentinand gestiunea documentelor eficienta si conforma.

Puncte forte:

Fluxuri de aprobare:
Trasee clar definite pentru documente, astfel incat facturile sau contractele sa ajunga automat la persoana potrivita pentru avizare.

Semnatura electronica:
Integrare pentru fluxuri de semnare digitala, eliminand necesitatea imprimarii si scanarii fizice a documentelor.

Confirmari de luare la cunostinta:
Monitorizezi automat cine a accesat si a citit documentele importante sau procedurile interne.

Numerotare si arhivare automata:
Sistemul aloca automat numere de inregistrare si gestioneaza politicile de retentie a datelor conform legii.

Mementouri si notificari:
Alerte automate pentru termene limita, expirari de contracte sau sarcini ramase nefinalizate.

Import direct prin email:
Salvezi documentele in sistem direct din casuta postala, fara pasi intermediari de descarcare si reincarcare manuala.

Esti interesat?

Apasa butonul de mai jos si iti putem face o oferta personalizata pentru afacerea ta! 
De asemenea, putem uni aceasta solutie cu una dintre celelalte de pe site, asa ca nu ezita sa spui tot ce ai nevoie.

Contacteaza-ne
Top Office
Powered by  GDPR Cookie Compliance
Privacy Overview

This website uses cookies so that we can provide you with the best user experience possible. Cookie information is stored in your browser and performs functions such as recognising you when you return to our website and helping our team to understand which sections of the website you find most interesting and useful.